ぺーパーレス会議

ペーパーレス会議で不便がないように

コスト削減は大切な意識ですが、それが社員に不具合を感じさせるような内容にしてはいけません。例えば営業活動の際に遠回りをしてでも交通費を減らせなどというお達しは、経費以上にモチベーションを下げさせます。こうした対策は、もはや愚策であると片づけても差し支えは無いでしょう。そこでどのようにして経費を節減するのかを考えたのですが、最も効果的なのはペーパーレスに努めるということなんですよね。ペーパーレスとは、文字通り紙を使用しないことを指します。現代はパソコンを利用した業務が一般化していますので、基本的には紙が無くても問題無いはずなのです。ところが、…

企業のペーパーレス会議、2つの利点

近年、オンラインの普及に伴い数十年前では考えられなかったペーパーレス会議が各企業で普及してきております。ペーパーレス会議を導入することのメリットとは一体何なのかを考えてみたいと思います。各企業が積極的に取り組んでいる経費の節減ですがペーパーレス会議もこの経費節減の一環として取り組んでいる企業が多いと思います。
日常業務における紙の節減はもとより、会議で使用する紙媒体であれば相当な量でありこれを節減することにより莫大な経費節減になります。そのため、近年、各企業は率先してペーパーレス会議を導入しているのです。ペーパーレス会議として企業はどの様に会議を行っているかと言うと代表的なものにWEB会議があります。このWEB会議を取り入れる事により紙媒体の節減だけではなくリアルタイムに日本全国どこででも同じ時間帯に会議を行うことができるというメリットが得られます。オンラインでの会議は紙媒体での会議とは比べ物にならない位スピード感があり、かつ情報を共有できるためメリットは計り知れないのです。ペーパーレス会議を導入することのメリットとしては、以下になります。
①経費節減効果がある
②WEB会議によりオンラインでリアルタイムに全国で会議ができる
という2つの利点が生まれ企業活動が効率化されます。ペーパーレス会議を導入する企業は今後も増えていくに違いありません。

ペーパーレス会議のコストについて教えます

ペーパーレス会議のメリットは何といっても必要となるペーパーの費用、印刷代、コピー代といったコストが一番のメリットになります。しかし、それだけではありません。書類を使った会議となれば、準備するための時間、ホッチキス、机にならべる、または関連部署に配布する時間、人件費なども必要になるわけです。こうした数値化が難しいところのコスト削減ができるところもメリットいえるでしょう。
さらに、なんといっても会議をするために、紙での会議よりも資料作成の準備が早くなります。事前に会議資料を送る必要性が出てくるため、仕事のサイクルが1日、または2日は早くなってきます。上司確認ももちろん、ペーパーレスでパソコンの画面上で共有しながらということになるわけです。
最終的にはこうしたペーパーレス会議が一般的になってくれば、次のステップとして会議だけではなく、稟議なども含めて電子化しようというプラスのサイクルに企業としてもっていけることになるわけです。
実際にペーパーレス会議を導入しようと掛け声をかける部署としてはここまでを見越した企画書を社内で回すことでさらに賛成者も増えて、導入に向けてハードルが下がり、成功への道も見えてきます。

ペーパーレス会議をはじめる上でのポイント

近年、紙資源や配布資料の準備にかかる時間を節約するため、ペーパーレス会議を導入する会社が増えてきています。ペーパーレス会議は、電子データとして資料を作成・配布するため、印刷にかかる手間やコストを削減できるという利点があります。また、資料の内容を修正したり、図表を差し替えたりといった作業も迅速に行えるので、効率よく業務を進められるという良さもあります。とはいえ、すぐ自社でも導入しようと思っても、なかなか上手くは以降できないものです。
電子データを扱うということに、運用の不安を感じる方も少なくないかと思います。どんなことを心がければ良い運用に結び付くのでしょうか。ペーパーレス会議では、参加者の端末で資料が正しく表示される必要があります。配布資料のファイル形式はPDFなど共通性の高いものに統一し、どの端末でもほぼ同じ体裁で内容が閲覧できるようにしましょう。社員に同機種の端末を貸与・配布しているのなら、そちらで閲覧するよう求めるのも良いでしょう。
また、モバイルコンテンツの管理ソフトを導入すれば、機能を使ってファイルをわかりやすく整理しておくことができます。複数の部署でまたがる会議の場合は、管理ソフトの導入も考えましょう。ペーパーレス会議を成功させる秘訣は、資料の扱いに明確なルールを設けることです。命名規則や提出期限、閲覧権限など、紙の資料と同様に、きっちりと定めて全員に周知しましょう。 


コスト削減、さらなる業務の効率化、そういったことを実施していきたいならペーパーレス会議をあなたの企業にも導入していくといいでしょう。ペーパーレス会議の導入だけで、上記のような要件をスムーズに進めていくことができますので、検討の価値は大いにありますよ。

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